Sơ đồ Gantt là gì là một khái niệm không còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Nhờ có hệ thống Gantt Chart mà doanh nghiệp có thể quản lý các dự án một cách dễ dàng và chuẩn xác. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu rõ về loại sơ đồ này và cách thiết lập phù hợp nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình. Vậy cụ thể, sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì? Cách lập sơ đồ Gantt ra sao? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết để chúng tôi giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống sơ đồ này.
Những thông tin cần nắm rõ về sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì?
Gantt Chart còn được giới chuyên ngành gọi là biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ ngang. Loại sơ đồ này được coi là công cụ lâu đời nhất và vẫn còn phổ biến trong quản lý lịch trình dự án ngày nay. Việc sử dụng sơ đồ Gantt Chart, các tác vụ được hiển thị dưới dạng thanh ngang trên trục tung và thời gian tương ứng được hiển thị trên trục hoành.
Tên công việc sẽ được ghi ở trên thanh ngang (trục tung) và thời gian hoàn thành công việc được ghi trên trục hoành. Kiểm tra biểu đồ quản lý Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án. Với cách bố trí thông tin đơn giản và rõ ràng, biểu đồ Gantt đã trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình hoặc quản lý lịch trình dự án.
Vai trò của sơ đồ Gantt Chart đối với các doanh nghiệp
Biểu đồ ngang Gantt cung cấp hình ảnh minh họa rõ ràng, tổng quan về toàn bộ dự án và chi tiết các công việc cần thực hiện. Điều này cho phép mọi người trong nhóm nắm bắt và kiểm soát thông tin về công việc được đề xuất cũng như quy trình làm việc.
Ngoài ra, sơ đồ giúp cảnh báo cho nhân viên để nhanh chóng xác định các lỗi và sự chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ dự án như thế nào. Việc sử dụng biểu đồ cũng có thể giúp bạn hiểu nhiệm vụ nào nên được ưu tiên và nhiệm vụ nào nên hoàn thành sau đó. Điều này có thể đẩy nhanh tốc độ dự án và tăng hiệu quả đáng kể.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng sơ đồ Gantt Chart để quản lý dự án
Đối với các công việc tương đối đơn giản, ít lặp lại, dễ xây dựng, dễ đọc và dễ viết, biểu đồ Gantt là một cách hữu hiệu để mang lại hiệu quả thiết thực cho việc lập dự án. Nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt tổng thời gian cho mỗi nhiệm vụ và toàn bộ dự án trong nháy mắt.
Nhiều thông tin được quản lý
Được trình bày trực quan, đơn giản, dễ hiểu, bao gồm 2 trục chính ngang và dọc để trình bày công việc. Biểu đồ Gantt giúp bạn nhanh chóng hiểu và nắm bắt các thông tin cơ bản về dự án của mình: Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện, bộ phận phụ trách, khi nào công việc bắt đầu và kết thúc.
Thêm nữa là lãnh đạo còn biết là công việc ảnh hưởng đến tiến độ của dự án như thế nào. Biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng thông tin bạn cần cho dự án của mình. Ngoài ra, với biểu đồ này, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin chính một cách trực quan và dễ hiểu. Đặc biệt, sơ đồ này khá quan trọng với các doanh nghiệp hoạt động theo các hình thức liên danh và liên doanh.
Điều chỉnh nhân lực hiệu quả
Biểu đồ Gantt cung cấp cho các nhà quản lý dự án và các nhà lập kế hoạch dự án một cái nhìn tổng thể về một dự án. Đồng thời giúp họ điều phối công việc phù hợp để đảm bảo hiệu quả, chất lượng dự án. Nhất là việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực để quản lý và tối ưu hóa.
Các thông tin như nhân sự, thời hạn và tiến độ được trình bày rõ ràng trên biểu đồ để giúp mọi người hiểu được tầm quan trọng của mọi khía cạnh của dự án. Điều này sẽ làm tăng động lực làm việc và tinh thần trách nhiệm cao của nhân viên. Đó cũng là một yếu tố giúp nâng cao năng suất, bởi họ biết rằng sức ì của họ chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của những người khác và thậm chí là tiến độ của toàn bộ dự án.
Với sự phát triển của thị trường tài chính, vay vốn hiện nay đã không quá khó khăn cho người vay với thủ tục quá nhiều tại ngân hàng. Vô số các gói vay tiền nhanh ra đời với nhiều điều kiện đơn giản mà người vay có thể dễ dàng đăng ký và nhận được giải ngân nhanh. Một số gói vay phổ biến hiện nay được nhiều người chọn là vay tiền bằng cavet xe máy online, vay tiền bằng cmnd và thẻ atm,….
Các bước lập sơ đồ Gantt Chart đơn giản, hiệu quả
Trước đây khi công nghệ chưa phát triển thì các kỹ sư vẽ sơ đồ Gantt Chart cực kỳ chi tiết thủ công bằng tay. Việc chỉnh sửa cũng rất khó khăn mỗi khi dự án thay đổi. Điều này cản trở rất nhiều đến việc áp dụng biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, theo thời gian, với sự ra đời của công nghệ và phần mềm hiện đại, các biểu đồ Gantt ngày nay có thể dễ dàng được tạo, cập nhật và in ấn.
Bước 1: Vạch định các đầu việc cần lập biểu đồ
Việc đầu tiên bạn cần làm là liệt kê các hạng mục công việc cần thiết để lên kế hoạch thực hiện dự án. Để xác định được tiêu đề, bạn nên đặt ra những mục tiêu cho dự án mà mình cần đạt được. Những tiêu chí cụ thể, có như vậy kế hoạch mới thực sự suôn sẻ và hiệu quả. Khi bạn đã có danh sách các nhiệm vụ, hãy quyết định chính xác thời điểm bạn sẽ bắt đầu làm việc và tính toán thời gian để thực hiện nó.
Bước 2: Tạo lập mối quan hệ giữa các đầu công việc
Một trong những điểm mạnh của biểu đồ Gantt là nó thể hiện những mối quan hệ, những mối quan hệ chặt chẽ giữa từng ma trận công việc. Khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, đã đến lúc xem cần phải làm gì để đến với nhiệm vụ thứ hai. Chúng ta có thể làm rất nhiều thứ “song song” vì càng nhiều nhiệm vụ được thực hiện cùng một lúc, thì tiến độ dự án càng ngắn.
Bước 3: Vẽ trực tiếp biểu đồ
Bây giờ bạn đã có tập dữ liệu cần thiết, đã đến lúc trình bày biểu đồ. Bạn có thể biểu diễn biểu đồ Gantt ở nhiều định dạng khác nhau, từ vẽ tay đến sử dụng phần mềm chuyên nghiệp như Gantto, Microsoft Project, Base Wework, v.v.
Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ công trình
Hàng ngày, khi làm việc bạn có thể cập nhật tiến độ dự án trực tiếp trên biểu đồ. Thông qua đó, công việc được theo dõi và quản lý sát sao hơn nhiều.
Vừa rồi là những thông tin chia sẻ về sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì? Cách lập sơ đồ Gantt. Hy vọng bài chia sẻ của chúng tôi giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm và kiến thức khi áp dụng sơ đồ Gantt Chart vào doanh nghiệp của mình.
